Las notificaciones de Hacienda no solo comunican información, también pueden activar plazos y obligaciones. Una lectura tardía puede suponer consecuencias económicas graves. Por eso, es fundamental que alguien en la empresa asuma esa responsabilidad con claridad.
En MG Economistes sabemos que no siempre es evidente quién debe asumir esta función. Por eso en este artículo lo analizamos contigo, para que puedas tomar la mejor decisión según el tamaño, estructura y recursos de tu pyme.
¿Quién recibe las notificaciones electrónicas de Hacienda en una empresa?
Las empresas están obligadas a recibir notificaciones electrónicas de Hacienda a través de su buzón electrónico. Esta obligación incluye sociedades mercantiles, comunidades de bienes y entidades sin personalidad jurídica.
Por lo general, las notificaciones llegan al buzón asociado al certificado digital de la empresa o de su representante legal. Esto implica que solo quienes tengan acceso al certificado pueden consultar estos avisos.
Esto genera una duda común: quién es responsable de las notificaciones electrónicas en una empresa. ¿El administrador? ¿El responsable financiero? ¿Una asesoría externa? La respuesta dependerá de cómo esté organizada internamente la empresa.
Riesgos de no controlar adecuadamente las notificaciones de Hacienda
Ignorar o dejar pasar una notificación de Hacienda puede tener consecuencias que afectan directamente a la empresa: incluso no abrirla a tiempo puede considerarse una infracción.
Entre los principales riesgos de no controlar las notificaciones de Hacienda están las sanciones económicas, recargos, bloqueos de devoluciones o incluso embargos preventivos.
Algunas empresas creen que no abrir el buzón equivale a no estar notificadas. Pero legalmente, las notificaciones tributarias obligatorias se consideran entregadas tras 10 días naturales desde su publicación, aunque no se haya accedido.
¿Qué pasa si una empresa no lee las notificaciones de Hacienda?
No leer una notificación electrónica dentro del plazo puede generar efectos muy serios: desde perder el derecho a presentar alegaciones, hasta asumir automáticamente una deuda fiscal.
Además, puede dar lugar al inicio de un procedimiento sancionador, con multas y otras consecuencias. En los casos más graves, podría suponer un embargo de cuentas.
Estos escenarios son más habituales de lo que parece, sobre todo en pymes que no tienen un sistema definido de gestión de notificaciones electrónicas.
Quién debería encargarse del control de notificaciones tributarias
No existe una única fórmula, pero sí criterios que pueden ayudarte a decidir. Lo importante es que haya una persona o asesoría claramente responsable de revisar, interpretar y actuar sobre las notificaciones recibidas.
En empresas pequeñas, puede ser el propio administrador o el responsable de contabilidad. En estructuras más grandes, suele delegarse en el departamento financiero o en una asesoría externa como MG Economistes.
Lo esencial es que la persona encargada tenga acceso al certificado digital, conocimientos fiscales básicos y, sobre todo, disponibilidad para actuar dentro de los plazos.
Cómo organizar el control de notificaciones fiscales en una pyme
Tener un sistema claro y documentado ayuda a evitar errores. Algunas buenas prácticas son establecer revisiones periódicas del buzón electrónico (mínimo una vez a la semana), con alertas en el calendario.
También es útil centralizar la recepción de avisos en una sola persona y dejar constancia por escrito de cada notificación recibida y su gestión posterior.
Si se trabaja con asesoría externa, conviene formalizar los accesos mediante apoderamiento en la AEAT.
Errores comunes en la gestión de notificaciones de Hacienda
- Confiar en que siempre llegará un aviso al correo electrónico. Estos avisos no son obligatorios ni se generan en todos los casos.
- Delegar el control a alguien que no tiene acceso al certificado digital o no sabe interpretar correctamente las notificaciones.
- No definir quién asume la responsabilidad en caso de vacaciones, ausencias o bajas, dejando el control fiscal de la empresa desatendido.
El certificado digital: pieza clave en la recepción de notificaciones
El acceso a las notificaciones electrónicas exige el uso del certificado digital de la empresa o de su representante legal. Sin este certificado, no se puede acceder al buzón ni consultar los avisos.
Por ello, es importante que al menos dos personas dentro de la empresa tengan acceso al certificado o que esté instalado en un ordenador accesible.
En MG Economistes, también te ayudamos a obtener, renovar o custodiar correctamente el certificado digital, para que puedas mantener el control de las notificaciones fiscales sin complicaciones.
Delegar el control de notificaciones electrónicas: una opción segura y eficaz
Cada vez más pymes optan por delegar las notificaciones de Hacienda a su asesoría fiscal. Esta delegación puede formalizarse con un apoderamiento digital a través de la sede de la AEAT.
Este sistema permite que la asesoría reciba las notificaciones directamente y actúe en tu nombre, sin que tengas que estar pendiente constantemente del buzón.
En MG Economistes ofrecemos este servicio como parte de una gestión integral, asegurando que ninguna notificación quede sin revisar ni responder dentro de plazo.
Plazos en las notificaciones electrónicas: lo que debes tener en cuenta
Las notificaciones electrónicas de Hacienda se consideran leídas 10 días después de su publicación, aunque no se haya accedido al buzón.
Los plazos para responder varían según el tipo de notificación: pueden ir desde 10 hasta 30 días, y en algunos casos pueden ampliarse si se solicita formalmente.
Cumplir con estos plazos no solo evita sanciones, también permite defenderse adecuadamente en caso de discrepancias o errores administrativos.
MG Economistes, tu apoyo estratégico para gestionar notificaciones de Hacienda
Contar con un buen control de las notificaciones de Hacienda no solo evita sanciones, también protege la salud financiera de tu empresa. En MG Economistes te acompañamos con una gestión profesional, cercana y personalizada.
Nuestro equipo revisa las notificaciones, interpreta su contenido y actúa en tu nombre, para que puedas centrarte en tu negocio con tranquilidad.
Si quieres despreocuparte del buzón electrónico y garantizar que nada se pase por alto, contacta con MG Economistes y delega la gestión de notificaciones fiscales con total confianza.
Preguntas frecuentes sobre notificaciones de Hacienda
¿Puedo designar varios responsables para las notificaciones de Hacienda en la empresa?
Sí, es recomendable que haya al menos dos personas con acceso al certificado digital para asegurar la continuidad en vacaciones o imprevistos.
¿Qué tipos de notificaciones puedo recibir de Hacienda?
Puedes recibir requerimientos, propuestas de liquidación, resoluciones, embargos, inicios de inspección o expedientes sancionadores, entre otros.
¿Se puede recibir aviso por correo de que hay una notificación?
En algunos casos sí, pero no es obligatorio. Por eso es importante revisar el buzón electrónico aunque no llegue el aviso.
¿Dónde se consultan las notificaciones electrónicas de Hacienda?
En la sede electrónica de la AEAT y en la plataforma DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única), accediendo con certificado digital.
¿Cuáles son las sanciones por no leer una notificación de Hacienda?
Pueden imponerse multas, recargos o iniciar embargos, según la notificación no leída y su contenido.
¿Puedo ampliar el plazo para responder a una notificación?
En algunos casos sí, pero debes solicitarlo antes de que venza el plazo inicial y justificar la solicitud.
¿Es obligatorio tener una asesoría para gestionar las notificaciones?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable, sobre todo si no cuentas con personal interno capacitado para gestionar plazos y documentos tributarios.