En un entorno donde cada vez más trámites se digitalizan, entender cómo gestionar las notificaciones electrónicas es clave para cualquier empresa o autónomo. Más allá de una obligación legal, se trata de un sistema con efectos prácticos directos: si no se gestiona bien, puede traducirse en sanciones o en la pérdida de derechos.
Desde MG Economistes, te explicamos de forma clara y práctica cómo funciona el sistema de notificaciones electrónicas, quién está obligado, qué plazos debes tener en cuenta y cómo evitar errores que puedan afectarte.
La obligación de adaptarse al sistema de notificaciones electrónicas
Si eres empresa o autónomo, recibir notificaciones electrónicas ya no es una opción, sino una obligación legal. Desde hace varios años, la Agencia Tributaria y otros organismos han establecido esta vía como la forma principal de comunicación.
La normativa exige a sociedades anónimas, limitadas y otros tipos de entidades usar el buzón electrónico de Hacienda para recibir avisos sobre gestiones tributarias. Esta medida afecta tanto a la AEAT como a la Seguridad Social.
Aunque pueda parecer un cambio complejo, la realidad es que se trata de un sistema pensado para mejorar la trazabilidad, el control y la eficiencia de la gestión administrativa.
Quiénes están obligados a utilizar este sistema
Están obligados a recibir notificaciones electrónicas obligatorias las empresas con forma jurídica (S.A., S.L., cooperativas, etc.), las entidades sin personalidad jurídica, las comunidades de bienes y los profesionales inscritos en registros específicos.
Los autónomos, aunque no siempre estén incluidos por defecto, también deben suscribirse si están en el REDEME, el Registro de Grandes Empresas o si han optado por regímenes especiales de IVA o IS.
En muchos casos, las empresas no solo están obligadas con Hacienda, sino también con otros organismos como la Seguridad Social, lo que amplía el alcance del sistema.
Dónde se reciben las notificaciones: DEHú y sede electrónica
El sistema de notificaciones electrónicas obligatorias se canaliza principalmente a través de dos plataformas: la DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única) y la sede electrónica de la AEAT.
Cada entidad tiene asignado automáticamente un buzón donde recibe avisos oficiales. Es importante revisar frecuentemente este espacio, ya que no siempre se envía un aviso de notificación electrónica al correo personal.
Este acceso se realiza mediante certificado digital, por lo que resulta fundamental contar con uno válido y actualizado para evitar bloqueos o problemas de acceso.
Plazos para abrir las notificaciones y consecuencias del incumplimiento
Una notificación electrónica se considera leída o entregada a los 10 días naturales de haber sido puesta a disposición. Pasado ese plazo, se da por notificada aunque no se haya accedido al buzón.
Esto significa que, aunque no entres al sistema, la notificación sigue teniendo efectos legales, lo cual puede conllevar sanciones si no se responde en tiempo y forma.
Por eso, saber qué pasa si no abres una notificación electrónica es clave: desde pérdida de plazos para recursos hasta multas por no atender requerimientos de Hacienda o Seguridad Social.
Tipos de comunicaciones que se reciben vía electrónica
Las notificaciones administrativas electrónicas pueden incluir avisos de inspecciones, requerimientos de documentación, resoluciones, embargos o devoluciones de impuestos, entre otros.
En el caso de Hacienda, las notificaciones AEAT empresas incluyen cualquier comunicación habitual en sus procedimientos de gestión tributaria o aduanera.
La Seguridad Social también utiliza este canal para notificar resoluciones, altas y bajas, procedimientos de aplazamiento y otros trámites administrativos relevantes.
El certificado digital y su obtención
Para poder acceder a las notificaciones, necesitas un certificado electrónico que identifique a tu empresa o a ti como autónomo ante la Administración.
Este certificado puede obtenerse en la FNMT o a través de Ceres, y deberá ser instalado en el navegador desde el mismo ordenador donde fue solicitado.
En muchos casos, también será necesario acreditar el cargo del representante legal en el Registro Mercantil y aportar los estatutos de la empresa, además del DNI.
Delegar la gestión en una asesoría o tercero
Puedes delegar las notificaciones electrónicas a una asesoría como MG Economistes, de modo que sea ella quien reciba y gestione las comunicaciones en tu nombre.
Esto se realiza mediante el sistema de apoderamientos de la AEAT, y puede hacerse tanto de forma presencial como online. No es necesario que el poderdante tenga certificado digital.
Esta opción es recomendable para mantener un control de las notificaciones electrónicas constante y evitar olvidos o errores que puedan tener consecuencias legales o económicas.
Buenas prácticas para no perder una notificación
Revisa tu buzón al menos una vez por semana y configura alertas en tu calendario. Así evitarás que se cumplan los plazos sin abrir la notificación.
Valora también instalar apps o extensiones que te alerten sobre cambios en la DEHú. Aunque no siempre funcionan al 100%, pueden ser una ayuda adicional.
Sanciones por no gestionar correctamente las notificaciones
Una notificación no abierta en plazo puede derivar en sanciones por notificaciones no leídas, recargos por fuera de plazo o pérdida del derecho a presentar alegaciones.
En casos más graves, incluso podría iniciarse un procedimiento de apremio, con embargos de cuentas si no se atiende un requerimiento o liquidación.
Por ello, es clave saber qué ocurre si una empresa no abre una notificación electrónica y actuar con rapidez para evitar complicaciones mayores.
Ventajas de una buena gestión de notificaciones electrónicas
Tener un sistema organizado de gestión de notificaciones de Hacienda y Seguridad Social permite actuar a tiempo, responder adecuadamente y evitar errores por desconocimiento.
Esto aporta seguridad jurídica, mejora la relación con la Administración y facilita una mayor eficiencia en la gestión contable y fiscal.
Además, permite anticiparte a requerimientos o sanciones y evita sorpresas que afecten la estabilidad de tu negocio.
Evita sanciones con una gestión eficaz de notificaciones electrónicas en Alicante
En MG Economistes nos especializamos en la gestión de notificaciones electrónicas obligatorias para empresas y autónomos, con un enfoque cercano, profesional y personalizado.
Si buscas delegar este servicio con garantía y tranquilidad, contacta con nuestro equipo y deja en nuestras manos las notificaciones electrónicas de tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre notificaciones electrónicas
¿Cómo saber si tengo una notificación pendiente?
Puedes consultar tu buzón DEHú o la sede electrónica de la AEAT introduciendo tu certificado digital. Ahí se muestran todas las notificaciones pendientes.
¿Cuáles son los plazos de respuesta?
Dispones de 10 días naturales desde la puesta a disposición para abrir una notificación. Si no la lees, se considera notificada igualmente.
¿Puede un autónomo usar las notificaciones electrónicas?
Sí, y en algunos casos está obligado a ello, como cuando tributa en regímenes especiales o está inscrito en determinados registros.
¿Qué hacer si pierdo el acceso al certificado digital?
Deberás solicitar uno nuevo y revocar el anterior. Mientras tanto, puedes delegar la gestión a una asesoría para evitar problemas.
¿Qué diferencia hay entre DEHú y sede electrónica de Hacienda?
La DEHú centraliza notificaciones de varias administraciones; la sede de la AEAT solo muestra las de Hacienda. Es recomendable consultar ambas.
¿Hay un sistema para recibir avisos automáticos?
Algunas plataformas permiten configurar alertas por correo, pero no siempre funcionan. Por eso es preferible revisar el buzón con regularidad.
¿Es obligatorio delegar las notificaciones a una asesoría?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable para evitar errores o descuidos que puedan tener consecuencias legales o económicas.