¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en una empresa?

Gestionar correctamente la documentación fiscal de una empresa no es solo una cuestión administrativa, sino una obligación legal que puede marcar la diferencia ante una revisión de Hacienda.

Si te preguntas cuánto tiempo hay que guardar las facturas, debes saber que existe una normativa clara en España, aunque con matices según el tipo de documento y la situación de tu negocio. 

A lo largo de este artículo de MG Economistes explicamos de forma clara el plazo para conservar facturas, qué dice la normativa de facturación en España y cómo organizar todo tu archivo documental para evitar riesgos y sanciones innecesarias.

¿Cuál es el plazo legal para guardar facturas en una empresa?

El aspecto más importante cuando hablamos de cuánto tiempo guardar facturas es entender el marco legal vigente. En España, la regla general establece que las empresas deben conservar las facturas durante un período mínimo de 4 años, según la Ley General Tributaria. Este plazo coincide con el tiempo en el que Hacienda puede realizar una inspección y exigir la presentación de documentos justificativos.

Sin embargo, este no es el único plazo que debes tener en cuenta. Desde el punto de vista mercantil, el Código de Comercio amplía la obligación de conservar facturas y otros documentos contables obligatorios hasta los 6 años. Esto incluye libros contables, correspondencia y justificantes relacionados con la actividad empresarial. Por tanto, aunque fiscalmente sean 4 años, en la práctica es recomendable mantenerlos al menos durante 6 años para cubrir ambas normativas.

Además, existen situaciones específicas donde el plazo puede ser mayor. Por ejemplo, si hay bases imponibles negativas pendientes de compensar o bienes de inversión, la Agencia Tributaria puede requerir documentación de ejercicios anteriores. En estos casos, el control documental cobra aún más relevancia.

¿Qué documentos debe guardar una empresa y cómo organizarlos correctamente?

Entre los principales documentos contables obligatorios que debes conservar se encuentran:

• Facturas emitidas y recibidas.
• Libros contables (diario, inventarios y cuentas anuales).
• Declaraciones tributarias.
• Contratos mercantiles.
• Justificantes bancarios.
• Nóminas y seguros sociales.

Cada uno de estos documentos cumple una función específica y puede ser requerido en una auditoría o en una revisión fiscal. Por eso, la organización no es opcional, sino parte del correcto funcionamiento del negocio.

Organización recomendada

En este punto, muchas empresas cometen el error de almacenar documentos sin un criterio claro. Esto puede generar problemas en una inspección de Hacienda, donde el tiempo de respuesta es limitado y la falta de orden puede perjudicarte.

Por eso, en MG Economistes no solo te asesoramos, sino que también diseñamos contigo un sistema de archivo eficiente, adaptado a tu volumen de actividad y a tus necesidades reales.

Sanciones y riesgos por no conservar correctamente las facturas

No cumplir con la obligación de conservar facturas puede tener consecuencias económicas importantes.

Cuando una empresa no puede presentar la documentación requerida durante una inspección, se considera una infracción tributaria. Esto puede derivar en sanciones que oscilan entre el 1% y el 2% del importe de las operaciones no justificadas, aunque en casos más graves pueden ser superiores.

Además del impacto económico, existe un riesgo añadido: la imposibilidad de justificar gastos. Si no puedes demostrar un gasto mediante factura, Hacienda puede rechazar su deducción, lo que incrementa directamente la carga fiscal de tu empresa.

Situaciones habituales de riesgo

• Pérdida de facturas por mala organización.
• Archivos incompletos o desactualizados.
• Documentación ilegible o deteriorada.
• Falta de copias de seguridad en facturas digitales.

Cada una de estas situaciones puede complicar seriamente una revisión fiscal. Por eso, el archivo de facturas debe ser tratado como un elemento estratégico dentro de la gestión empresarial.

¿Necesitas ayuda para gestionar correctamente tus facturas y cumplir con la normativa?

Mantener en orden tu archivo de facturas no tiene por qué convertirse en una carga diaria ni en una fuente de dudas constantes.

En MG Economistes, asesoría contable en Alicante, trabajamos contigo desde un enfoque cercano y profesional, analizando tu situación concreta para ayudarte a organizar toda tu documentación fiscal de forma clara, accesible y segura. No aplicamos soluciones genéricas: revisamos tus procesos, detectamos posibles riesgos y te proponemos mejoras reales en tu control documental, siempre adaptadas a tu negocio.

Además, te acompañamos en todo momento ante posibles revisiones o inspecciones, asegurándonos de que tengas toda la documentación preparada, bien estructurada y conforme a la normativa.

Si quieres dejar de preocuparte por si estás cumpliendo correctamente con los plazos de facturas y necesitas una forma más eficiente de gestionar tu documentación, estamos aquí para ayudarte. Contacta con MG Economistes.