Qué es la Declaración Responsable en VeriFactu y cómo presentarla

La Declaración Responsable dentro del sistema VeriFactu constituye un trámite esencial que deberán cumplir empresas, autónomos y desarrolladores de software para adaptarse a la normativa que entrará en vigor en 2026.

Este documento oficial sirve como garantía de que los programas de facturación se ajustan a las exigencias establecidas por la Agencia Tributaria.

En este artículo de MG Economistes encontrarás una explicación clara sobre qué implica esta declaración, quiénes tienen la obligación de realizarla, el procedimiento para presentarla y los riesgos de no cumplir con este requisito.

Se trata de una guía pensada para asesores, pequeños negocios y profesionales que desean adelantarse a los cambios legales que marcarán la facturación en España.

Declaración Responsable: concepto y base legal

La Declaración Responsable en el marco de VeriFactu es un escrito mediante el cual empresas y proveedores de software aseguran que sus sistemas de facturación cumplen con las condiciones exigidas en el reglamento correspondiente.

Con este documento se acredita que el programa respeta los principios de seguridad, trazabilidad y comunicación con la AEAT.

Su fundamento jurídico se encuentra en la Ley General Tributaria y en la normativa específica que regula los programas de facturación.

La falta de presentación puede acarrear sanciones económicas e incluso impedir el uso del software afectado.

¿Qué implica la Declaración Responsable de VeriFactu?

Este documento tiene carácter administrativo y sustituye a una certificación previa emitida por la Administración. Con él, la empresa o profesional asume la obligación de garantizar que el software está adaptado a las exigencias de VeriFactu.

La Agencia Tributaria confía en la veracidad de lo declarado, aunque conserva la facultad de realizar inspecciones y verificaciones en cualquier momento.

Modelo oficial y formato

La AEAT ha puesto a disposición un modelo oficial que debe cumplimentarse y remitirse de forma telemática. Dicho formato estandariza los datos que deben aportar todos los obligados.

Está disponible en la sede electrónica de la AEAT y únicamente puede presentarse con certificado digital o mediante Cl@ve PIN.

Sujetos obligados a presentarla

El deber de presentar la Declaración Responsable recae principalmente en los desarrolladores y proveedores de programas de facturación. También afecta a empresas que diseñan sistemas propios para su uso interno.

Por otro lado, autónomos y pymes que usen software de terceros deberán comprobar que su proveedor haya realizado correctamente este trámite, evitando así responsabilidades indirectas.

Requisitos de la Declaración Responsable VeriFactu

Las condiciones varían según el perfil del declarante. No es lo mismo una gran empresa creadora de ERP que un autónomo con una solución básica de facturación.

En cualquier caso, todos deben cumplir con unos mínimos de integridad, seguridad y trazabilidad, tal como exige la Agencia Tributaria.

Diferencias entre empresas y autónomos

Las compañías que desarrollan o comercializan programas están obligadas a presentar la declaración. En cambio, los autónomos deben centrarse en verificar que su proveedor la haya gestionado correctamente.

Aunque no todos los autónomos tengan que presentarla, sí están implicados al depender del cumplimiento de sus proveedores.

Responsabilidad de los proveedores de software

Los desarrolladores y comercializadores de programas de facturación son los principales responsables de este trámite. La AEAT les exige mantener la declaración siempre actualizada y estar en condiciones de acreditar el cumplimiento en caso de auditoría.

Presentación telemática ante la AEAT

Este procedimiento se efectúa exclusivamente online desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria, lo que simplifica el control y evita trámites duplicados.

Es obligatorio identificarse con certificado digital o Cl@ve.

Pasos para realizar la presentación

Aunque es un proceso técnico, resulta sencillo si se siguen las instrucciones oficiales de la AEAT.

1. 1. Descarga del modelo: acceder a la sede electrónica, descargar el documento oficial y disponer de certificado digital o Cl@ve.
   2. Rellenar el formulario: introducir los datos del declarante, la información técnica del software y la confirmación expresa de cumplimiento con VeriFactu.
   3. Presentación telemática: enviar el formulario mediante la sede electrónica y conservar el justificante electrónico.

Los plazos dependen de la fecha en la que el software se comercialice o se utilice por primera vez.

Casos prácticos de Declaración Responsable

• • Software contable para pymes: la empresa desarrolladora debe presentar la declaración antes de comercializarlo, garantizando que sus clientes operen con seguridad.

  • ERP para pequeñas empresas: la responsabilidad es del desarrollador, pero la pyme debe exigir el justificante como prueba de cumplimiento.

  • Autónomos: solo presentan la declaración si usan software propio; en caso contrario, deben verificar que su proveedor ya lo hizo.

Consecuencias de no presentarla

No cumplir con este requisito puede tener efectos graves:

• • Invalidez del software: si no está vinculado a una Declaración Responsable, las facturas emitidas podrían no ser aceptadas en inspecciones.

  • Sanciones económicas: las empresas y autónomos que utilicen software no declarado pueden ser sancionados, aunque no sean responsables directos.

  • Pérdida de homologación del proveedor: un desarrollador que no cumpla con la obligación puede perder la autorización de la AEAT, afectando a todos sus clientes.
    

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