Desde MG Economistes preparamos cada año el cierre contable y el depósito de cuentas de sociedades de la Marina Alta, y sabemos que el calendario suele pillar a muchos administradores por sorpresa, sobre todo en plena temporada alta.
En este artículo te explicamos quién está obligado a depositar las cuentas, cuál es el plazo del depósito de cuentas anuales, qué documentos necesitas y qué sanciones puede suponer no hacerlo.
Qué es el depósito de cuentas anuales y quién está obligado
Las cuentas anuales son el conjunto de documentos contables que reflejan la situación financiera de la empresa: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, cuando corresponda, informe de gestión. El depósito consiste en presentarlas en el Registro Mercantil para que cualquier persona interesada pueda consultarlas.
Están obligadas a depositarlas las sociedades mercantiles, entre ellas:
- Sociedades limitadas (SL).
- Sociedades anónimas (SA).
- Sociedades comanditarias por acciones.
- Sociedades de garantía recíproca.
Los empresarios individuales no tienen que depositar cuentas, aunque sí deben llevar su contabilidad.
Plazo del depósito de cuentas anuales: el calendario completo
La Ley de Sociedades de Capital fija tres plazos encadenados:
- Formulación: el órgano de administración tiene que formular las cuentas en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 253).
- Aprobación: la junta general ordinaria debe celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio (artículo 164).
- Depósito: las cuentas aprobadas se presentan en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación (artículo 279).
Si tu SL cierra el ejercicio el 31 de diciembre, como la mayoría, el calendario queda así:
| Fase | Plazo legal | Fecha límite (ejercicio a 31 de diciembre) |
|---|---|---|
| Formulación de las cuentas | 3 meses desde el cierre | 31 de marzo |
| Aprobación en junta general | 6 meses desde el cierre | 30 de junio |
| Depósito en el Registro Mercantil | 1 mes desde la aprobación | Final de julio (si se aprueban el 30 de junio) |
Punto crítico: el plazo de depósito empieza a contar desde la fecha de aprobación, no desde el 30 de junio. Si la junta aprueba las cuentas antes, el plazo para depositarlas también vence antes.
Una vez presentadas, el registrador tiene quince días para calificarlas (artículo 280).
Qué documentos necesitas para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil
Además de las propias cuentas anuales, para presentar el depósito necesitas:
- La instancia de presentación.
- La certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas por la junta.
- El certificado de huella digital, firmado por el administrador o por el presidente y el secretario.
- El informe de auditoría, si tu sociedad está obligada a auditarse.
Si no sabes si tu empresa entra en ese grupo, lo explicamos en nuestro artículo sobre cuándo es obligatoria la auditoría de cuentas.
Cómo se presentan
El depósito de cuentas en el Registro Mercantil se puede hacer de tres formas: en papel, en soporte CD o DVD, o de forma telemática a través del programa D2 del Colegio de Registradores. El coste varía según incluya o no informe de auditoría.
Sanciones por no depositar las cuentas anuales
No presentar las cuentas anuales tiene consecuencias económicas. El artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital prevé multas de 1.200 a 60.000 € por cada año de incumplimiento, y la infracción prescribe a los tres años.
Para calcular el importe se toman como referencia:
- El 0,5% del activo total más el 0,5% de las ventas de la sociedad, o
- El 2% del capital social.
Las fuentes consultadas recogen también una reducción del 10% de la sanción en determinados supuestos. En cualquier caso, lo más rentable siempre es depositar a tiempo.
¿Y si ya has presentado las cuentas con errores?
Se pueden subsanar. Si el error es de transcripción, basta una certificación del órgano de administración que lo explique. Si es un error contable, hace falta una nueva junta general que apruebe las cuentas corregidas y una nueva certificación.
Revisar bien las cuentas antes de aprobarlas te ahorra este paso, y para eso ayuda saber interpretar los estados financieros de tu empresa.
Te ayudamos a presentar las cuentas anuales de tu SL
En MG Economistes, asesoría contable en la Marina Alta, preparamos el cierre del ejercicio de tu sociedad, formulamos las cuentas anuales, redactamos el acta de la junta y tramitamos el depósito en el Registro Mercantil dentro de plazo.
Si acabas de constituir tu sociedad o no tienes claro el calendario de este año, contacta con nuestro equipo de asesoría jurídica y lo revisamos sin compromiso. Y si todavía estás en la fase de montarla, empieza por nuestra guía sobre cómo constituir una SL.
Preguntas frecuentes sobre el depósito de cuentas anuales
¿Cuál es el plazo para depositar las cuentas anuales?
Un mes desde la fecha en que la junta general las aprueba. Si la aprobación es el 30 de junio, el plazo termina a finales de julio.
¿Tiene que depositar cuentas un autónomo?
No. Los empresarios individuales no están obligados a depositar cuentas en el Registro Mercantil, aunque sí a llevar su contabilidad.
¿Qué multa hay por no depositar las cuentas anuales?
Entre 1.200 y 60.000 € por cada año de incumplimiento, según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.
¿Se pueden presentar las cuentas anuales por internet?
Sí. La presentación telemática se hace con el programa D2 del Colegio de Registradores.
¿Qué pasa si detecto un error después de depositar las cuentas?
Puedes subsanarlo: con una certificación del órgano de administración si es un error de transcripción, o con una nueva aprobación en junta si es un error contable.