La llegada de VeriFactu en 2026 transformará por completo la manera en que autónomos y empresas gestionan la emisión y conservación de sus facturas.
Durante mucho tiempo, los documentos en papel y los PDF fueron suficientes para ajustarse a la normativa tributaria. Sin embargo, la nueva regulación introduce cambios sustanciales que afectan directamente a la validez de estos formatos.
En MG Economistes explicamos las diferencias entre los sistemas tradicionales y el que impone VeriFactu, qué ocurrirá con las facturas en papel y PDF, y cómo deben adaptarse las organizaciones para evitar sanciones.
La facturación antes de VeriFactu
Hasta la entrada en vigor del nuevo sistema, en España era válido facturar en diferentes soportes: papel o archivos PDF enviados por correo electrónico.
Mientras cumplieran con las obligaciones básicas de identificación, conservación y trazabilidad, tenían plena validez legal. El problema radicaba en que podían ser manipulados o extraviados, lo que complicaba el control por parte de la Agencia Tributaria y favorecía posibles fraudes.
Facturas en papel
El formato en papel fue durante décadas el más utilizado y estaba reconocido siempre que incluyera todos los datos exigidos y se conservara el tiempo estipulado por la ley.
El inconveniente era su gestión: poco eficiente, costosa y con problemas de almacenamiento.
Facturas en PDF
Con la digitalización, muchas compañías adoptaron el PDF, más cómodo y sostenible que el papel.
Su limitación principal era que los documentos podían ser alterados, lo que generaba dudas en revisiones o auditorías.
Por qué surge VeriFactu
Ni el papel ni el PDF garantizan la inalterabilidad ni un registro inviolable. Por eso surge VeriFactu: un sistema diseñado para asegurar la trazabilidad, transparencia y validez de cada factura.
Funcionamiento de VeriFactu
Con VeriFactu, las facturas pasan a estar bajo un sistema controlado por la Agencia Tributaria. Ya no basta con conservar copias, sino que se requiere un registro digital que asegure la integridad del documento.
En 2026, la factura electrónica será obligatoria en España. El papel no desaparece, pero pierde validez si no está respaldado por el sistema.
Diferencias clave
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- Papel y PDF tradicionales: pueden alterarse, no se comunican con Hacienda y carecen de plena validez.
- PDF VeriFactu: generado con software homologado, inviolable y comunicado automáticamente a la AEAT.
Ejemplos prácticos:
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- Una pyme puede entregar una copia impresa a un cliente, siempre que el original esté en VeriFactu.
- Un autónomo puede enviar un PDF por correo, pero solo si fue emitido desde un programa certificado.
Conservación de facturas
La normativa exige guardar las facturas al menos 4 años (recomendado 6). Con VeriFactu, la conservación digital gana protagonismo por su seguridad y accesibilidad inmediata.
Cómo adaptarse
Prepararse para VeriFactu requiere:
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- Verificar que el software de facturación sea compatible.
- Asegurar que los PDF generados incluyan trazabilidad y conexión con la AEAT.
- Planificar la digitalización de facturas antiguas para facilitar auditorías y consultas.
Modificaciones clave en la normativa de VeriFactu
La nueva regulación trae consigo cambios significativos en la forma de emitir, almacenar y validar facturas en Alicante, con impacto directo sobre todos los contribuyentes, sin importar si son autónomos o grandes corporaciones.
Entre las novedades más relevantes se encuentran la obligación de facturación electrónica, la utilización de formatos técnicos estandarizados y la digitalización de los procesos de conservación.
Facturación electrónica obligatoria en 2026
A partir de 2026, todas las facturas deberán generarse bajo el sistema VeriFactu. Esta exigencia será universal, alcanzando tanto a particulares con actividad económica como a sociedades.
No adaptarse supondrá sanciones económicas y la pérdida de validez legal de las facturas emitidas fuera del sistema.
Estándares técnicos y requisitos
El reglamento también fija especificaciones técnicas que las facturas deberán cumplir. Entre ellas se incluyen metadatos concretos, códigos de identificación únicos y la integración con la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
| Tipo de factura | ¿Validez legal sin VeriFactu? | ¿Requiere software homologado? | Conservación recomendada |
|---|---|---|---|
| Papel | No | Sí (registro digital obligatorio) | 4-6 años en archivo físico |
| PDF tradicional | No | Sí (si no está adaptado, no vale) | Copia sin valor probatorio |
| PDF VeriFactu | Sí | Sí | Registro digital y copia opcional |
Conservación digital frente a papel
Aunque la normativa no elimina el papel como soporte, establece la conservación digital como la opción prioritaria. Esto permite garantizar trazabilidad, seguridad y acceso inmediato a la información.
La digitalización deja de ser una opción y se convierte en la herramienta esencial para cumplir con los requisitos del nuevo marco legal.
Pasos para adecuarse a VeriFactu
La adaptación implica realizar una revisión del software de facturación actual, comprobar la compatibilidad de los formatos utilizados y planificar una transición hacia la gestión electrónica en caso de seguir trabajando con papel.
Se recomienda anticipar el proceso para evitar problemas o sanciones cuando la norma entre en vigor.
Verificación del software en Alicante
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- Confirmar si el programa está reconocido como compatible con VeriFactu.
- Revisar si el proveedor presentó la Declaración Responsable ante la AEAT.
- Asegurar que se cuenta con un software homologado.
- Consultar si existen actualizaciones disponibles.
- Solicitar pruebas o garantías por escrito.
PDF adaptados a VeriFactu
Los documentos PDF seguirán existiendo, pero deberán generarse mediante un software certificado. Esto significa que muchas herramientas gratuitas dejarán de ser válidas.
Es fundamental asegurarse de que el sistema en uso permita crear archivos con trazabilidad completa y comunicación automática con la Agencia Tributaria.
Ejemplo de transición práctica
Pensemos en una asesoría que todavía guarda todas sus facturas en archivadores físicos. Para ajustarse a VeriFactu, tendrá que digitalizar sus documentos y empezar a emitir facturas electrónicas con un programa homologado.
Este cambio, aunque exige planificación, aporta beneficios como:
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- Reducción de espacio físico ocupado.
- Acceso inmediato a la información.
- Máxima seguridad jurídica frente a Hacienda.
Tu aliado para cumplir con la nueva normativa de facturación
En MG Economistes facilitamos la transición hacia VeriFactu. Te ayudamos a revisar programas, digitalizar procesos y garantizar el cumplimiento antes de 2026.
Convertimos la obligación en una oportunidad para modernizar tu empresa, ganar eficiencia y trabajar con total tranquilidad frente a Hacienda.
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Preguntas frecuentes sobre factura en papel o PDF
¿Se podrá seguir usando la factura en papel con VeriFactu?
Sí, pero únicamente como copia. La factura original debe estar registrada en un software homologado y comunicada a la AEAT. Sin este respaldo digital, el papel carece de validez legal.
¿Qué pasa con las facturas en PDF?
Podrán emitirse siempre que se generen desde un software VeriFactu. Un simple PDF hecho en Word o Excel ya no será válido. El sistema exige trazabilidad y registros digitales inviolables.
¿Cuál es la diferencia entre PDF tradicional y PDF VeriFactu?
El PDF tradicional puede modificarse y no se comunica con Hacienda. El PDF VeriFactu, en cambio, incluye un registro único, está protegido contra alteraciones y se valida automáticamente ante la AEAT.
¿Es obligatorio digitalizar facturas antiguas?
No existe obligación retroactiva, pero digitalizar documentos previos es recomendable. Facilita auditorías, ahorra espacio físico y evita deterioro de papeles a largo plazo.
¿Qué sanciones puede haber si no me adapto?
El uso de software no homologado puede acarrear sanciones económicas, invalidez de facturas y problemas en inspecciones. Prepararse a tiempo es la mejor estrategia preventiva.