Con la llegada de VeriFactu, muchas pymes y autónomos en España se preguntan si su software actual cumple con los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria.
Y lo importante no está en si el programa es moderno o visual, sino en si cumple con las exigencias técnicas y legales del nuevo Sistema Informático de Facturación (SIF).
En MG Economistes, asesoramos a empresas y profesionales a verificar si su software está preparado, a evitar errores y a elegir soluciones seguras y homologadas por la AEAT.
Porque no se trata solo de emitir facturas: se trata de hacerlo con garantías legales, trazabilidad y control total sobre tu información fiscal.
5 Requisitos imprescindibles para que un software sea válido ante la AEAT
1. Generación automática de código QR y firma digital en cada factura
Cada factura debe incluir un código QR que permita comprobar su registro en la Agencia Tributaria y una firma digital que garantice su integridad. Si tu software no incorpora estos elementos, no está preparado para VeriFactu.
2. Registro inalterable y trazabilidad total
El sistema debe impedir eliminar o modificar facturas sin dejar rastro. Según la AEAT, toda modificación debe hacerse mediante factura rectificativa, no editando el documento original.
Un software que permite “borrar y rehacer” facturas no cumple la normativa.
3. Capacidad para generar y enviar ficheros en formato VeriFactu
Existen dos modos válidos:
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- Modo VeriFactu: el software envía automáticamente cada factura a la AEAT.
- Modo sin envío inmediato: el sistema genera el fichero oficial VeriFactu, aunque el envío se realice más tarde.
En ambos casos, el programa debe estar preparado para generar el fichero estructurado oficial, no un simple PDF o Excel.
4. Historial completo de acciones (trazabilidad interna)
Tu software debe registrar:
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- Quién emitió la factura.
- Qué cambios se realizaron y cuándo.
- Qué respuesta devolvió la Agencia Tributaria.
Esto no solo te protege ante inspecciones, sino que garantiza transparencia y seguridad en cada operación.
5. Integración con tu contabilidad o asesoría
Más allá del cumplimiento técnico, un buen software debe conectarse directamente con tu contabilidad o con tu asesoría.
Si tu programa obliga a exportar y volver a introducir datos, pierdes tiempo, fiabilidad y control. El objetivo de VeriFactu es reducir errores y automatizar procesos, no complicarlos.
Facturación electrónica y VeriFactu: no son lo mismo
Aunque ambos conceptos suelen confundirse, la facturación electrónica y VeriFactu no son equivalentes.
La facturación electrónica hace referencia al formato digital del documento (facturas que se emiten, reciben y conservan en soporte electrónico), mientras que VeriFactu es un sistema regulado por la Agencia Tributaria que establece cómo debe generarse, firmarse y registrarse cada factura para garantizar su autenticidad, integridad y trazabilidad.
Principales diferencias entre facturación electrónica y VeriFactu
| Aspecto | Facturación electrónica | VeriFactu |
| Objetivo principal | Digitalizar el formato de las facturas. | Garantizar que cada factura es trazable y conforme a la normativa AEAT. |
| Regulación | Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (“Ley Crea y Crece”). | Proyecto de Real Decreto sobre los sistemas informáticos de facturación. |
| Envío a la AEAT | No se envía automáticamente. | Puede enviarse en tiempo real (modo VeriFactu) o mantenerse preparado para envío. |
| Requisitos técnicos | Cumplir formato estructurado (Facturae o equivalente). | Incluir firma digital, código QR, registro inalterable y trazabilidad completa. |
| Ámbito de aplicación | Entre empresas y autónomos (B2B). | Para todos los emisores de facturas: autónomos, pymes y grandes empresas. |
La facturación electrónica digitaliza el documento, mientras que VeriFactu certifica y controla su emisión conforme a la ley.
Checklist rápida para elegir bien tu software de facturación
| Pregunta clave | Si la respuesta es “no”, descártalo |
| ¿Genera QR y firma digital en cada factura? | Si/No |
| ¿Impide modificar o borrar facturas sin registro? | Si/No |
| ¿Soporta el formato oficial VeriFactu de la AEAT? | Si/No |
| ¿Permite envío automático o preparado al modo VeriFactu? | Si/No |
| ¿Se conecta con tu asesoría o contabilidad sin duplicar tareas? | Si/No |
No basta con tener un software: necesitas el que cumpla de verdad
Muchos programas se presentan como “válidos para VeriFactu”, pero solo unos pocos cumplen realmente con todos los requisitos técnicos, legales y operativos.
En MG Economistes, analizamos tu caso y te ayudamos a evaluar tu software, validar proveedores y adaptar tus procesos sin riesgos ni sobrecostes.
Consulta nuestra asesoría fiscal y contable para garantizar que tu empresa cumple con VeriFactu desde el primer día.
Lectura recomendada
Evita sanciones y errores técnicos conociendo los detalles oficiales de la normativa. Toda la información en nuestro artículo: Sanciones por incumplir la normativa VeriFactu.
MG Economistes: tu asesoría de confianza para cumplir con VeriFactu
En MG Economistes ayudamos a pymes, autónomos y despachos profesionales a anticiparse a la normativa VeriFactu con soluciones adaptadas, formación y asesoramiento técnico.
Nos ocupamos de la parte legal y técnica para que tú te centres en hacer crecer tu negocio. Adáptate con tranquilidad con MG Economistes.
Preguntas frecuentes sobre las características principales del software de facturación VeriFactu
¿Tengo que cambiar sí o sí de software?
No necesariamente. Si tu proveedor actual adapta el programa y presenta la declaración responsable ante la AEAT, podrás seguir utilizándolo.
¿Qué es la declaración responsable del software?
Es el documento que certifica que el programa cumple los requisitos técnicos y legales de VeriFactu. Sin este documento, el software no será válido ante la Agencia Tributaria.
¿Puedo seguir usando Word o Excel para facturar?
Solo si los usas como un simple sustituto de un talonario manual (sin fórmulas ni automatizaciones). Si tu Word o Excel utiliza fórmulas, macros o cualquier tipo de cálculo automático para generar la factura o los registros, se considera un Sistema de Facturación y NO podrás usarlo.
¿Qué pasa si mi software no está adaptado a tiempo?
Tendrás que migrar antes del plazo obligatorio. De lo contrario, te expones a sanciones y posibles bloqueos en la emisión de facturas.
¿Puedo usar varios programas de facturación?
Sí, pero todos deben estar homologados y sincronizados con la AEAT, sin duplicar registros ni facturas.
